Raggruppamento dati con Google Sheets

Se è necessario che più righe dello stesso foglio confluiscano in un unico documento (ad esempio, le voci di una fattura o di un ordine d'acquisto), il raggruppamento dati è la funzione adatta. Si seleziona una colonna che identifica quali righe appartengono allo stesso gruppo e Portant inserisce ogni riga corrispondente in una tabella nel documento.

Per la guida di riferimento, consultare line items > data grouping. Questa pagina illustra la configurazione specifica per Google Sheets.

Configurare il foglio

Il foglio sorgente deve avere una colonna il cui valore sia identico nelle righe che appartengono allo stesso documento. Ad esempio, ogni voce della fattura INV-001 condividerebbe quel numero di fattura:

Passaggio 1: selezionare la colonna di raggruppamento

Aprire il blocco sorgente di Google Sheets. Fare clic sulla riga della tabella sorgente corrispondente alla colonna in base alla quale si desidera raggruppare, quindi scegliere l'opzione di raggruppamento dati. La colonna deve essere univoca per ciascun gruppo (ad esempio, non avere una colonna denominata Invoice Number e un'altra denominata Invoice No. con gli stessi dati).

È possibile impostarla anche dal menu a discesa della colonna:

Passaggio 2: aggiungere una tabella al documento

Aprire il blocco documento e inserire una tabella (Insert (Inserisci) > Table (Tabella)). Aggiungere i tag per i dati raggruppati in una singola riga della tabella. Portant ripeterà quella riga per ogni elemento corrispondente.

È possibile utilizzare il raggruppamento dati anche con i modelli di Google Slides.

Facoltativo: aggiungere righe di intestazione e piè di pagina sopra e sotto la riga con i tag. Verranno visualizzate una volta per gruppo, con le righe ripetute nel mezzo.

Passaggio 3: eseguire il workflow

Una volta definite le impostazioni del documento (nome file, PDF, email, ecc.), fare clic su Create Documents (Crea documenti). Ogni fattura (o qualsiasi altro elemento che si sta creando) verrà generata con una tabella contenente tutte le righe corrispondenti del foglio.