Richieste di firma
Configura un workflow che invia un documento per la firma ad ogni nuova riga nella tua origine. Questa è la guida dettagliata: selezione di un'origine, personalizzazione del documento con i tag dell'origine, aggiunta dei segnaposto per la firma, modifica delle email di richiesta e conferma, e attivazione dell'automazione.
Se hai già un workflow con un modello di documento e vuoi solo i passaggi relativi alla firma, consulta Get started with eSignatures (Inizia con le firme elettroniche).
Cosa farai
- Creare un nuovo workflow
- Selezionare un'origine
- Personalizzare il documento con i dati dell'origine
- Aggiungere i segnaposto per la firma
- Modificare l'email di richiesta firma (facoltativo)
- Modificare l'email di conferma firma (facoltativo)
- Attivare il workflow e testarlo
1. Creare un nuovo workflow
Fai clic su + Add Workflow (Aggiungi workflow) in alto a destra nell'app Portant.
2. Selezionare un'origine
Scegli un'origine o un modello di documento da cui partire. In questo esempio utilizzeremo Google Forms, ma qualsiasi tipo di origine funziona allo stesso modo.
Seleziona un Google Forms dal tuo Drive, oppure lascia che Portant ne crei uno nuovo.
Una volta connesso, Portant mostra le risposte del modulo. Se non ce ne sono ancora, questa sezione sarà vuota. Da qui puoi aprire il modulo per modificare le domande o copiare il link pubblico.
Nota: Fai clic su ✎ Change selected file (Cambia file selezionato) sotto il nome del modulo per sostituirlo con un altro Google Forms.
3. Personalizzare il documento
Fai clic su Connect (Connetti) sul lato destro per aggiungere un documento modello.
Seleziona Google Docs o Slides, quindi crea un nuovo file o selezionane uno esistente.
Portant apre il documento in modo che tu possa inserire i campi dell'origine.
In alto a destra della pagina è visibile la tabella dell'origine, con tutte le domande o le colonne dell'origine.
Per inserire un valore nel documento, fai clic su Copy (Copia) accanto al campo e incolla il {{tag}} nel punto desiderato.
Puoi anche aggiungere tag immagine e personalizzare la formattazione dei tag facendo clic sulla riga.
Quando il documento è pronto, imposta il nome del file di output aggiungendo tag al campo Output Name (Nome output).
4. Aggiungere i segnaposto per la firma
Sotto il campo Output Name (Nome output), fai clic sul pulsante per richiedere una firma.
Vengono visualizzate tre impostazioni per la firma:
- L'indirizzo email del destinatario. Un
{{tag}}dalla tua origine, oppure un indirizzo digitato direttamente comejames@portant.co. - Il segnaposto Signature (Firma). Un'immagine che inserisci nel documento.
- Il segnaposto Date (Data). Un'immagine per la data in cui il documento è stato firmato.
Nota: Puoi anche aggiungere segnaposto per Text Field (Campo di testo), Checkbox (Casella di controllo), Date (Data) e Initials (Iniziali), e scegliere se ciascuno è obbligatorio.
Aggiungere l'email del destinatario
Fai clic sul pulsante tag a destra del campo email per selezionare un campo dall'origine, oppure digita l'indirizzo direttamente.
Nota: Se utilizzi Google Forms, il campo Respondent email (Email del rispondente) funziona solo quando hai attivato collect respondent email addresses nel modulo. In alternativa, utilizza una domanda per raccogliere l'email manualmente.
Inserire il segnaposto per la firma
Fai clic su Insert (Inserisci) accanto a Signature (Firma). Il segnaposto viene inserito alla fine del documento la prima volta, ma puoi spostarlo in qualsiasi punto in seguito.
Il segnaposto è un'immagine normale, quindi ridimensionalo per controllare le dimensioni con cui apparirà la firma.
Nota: Copiare e incollare l'immagine segnaposto per aggiungere la stessa firma in più punti.
Inserire il segnaposto della data
Gli stessi passaggi del segnaposto della firma. Per cambiare il formato della data, fare clic sull'anteprima del formato accanto alla data.
Si apre una finestra modale in cui è possibile scegliere il formato. I piani Teams possono anche personalizzare il branding del portale di firma elettronica in questa sezione.
Nota: I segnaposto di firma e data funzionano allo stesso modo nei template di Google Slides.
Se è necessario che più persone firmino, consultare Multiple signers (piani Pro e Teams).
Nota: Negli account gratuiti, i PDF firmati includono una filigrana Portant nel piè di pagina. Per rimuoverla, upgrade to Pro or Teams (passare a Pro o Teams).
5. Modificare l'email di richiesta firma (facoltativo)
Una volta inseriti i segnaposto, tornare alla panoramica del workflow facendo clic sull'icona del fulmine nella parte superiore della pagina. Il blocco della richiesta di firma si trova sotto il blocco del documento.
Fare clic sul blocco per modificare i campi Subject (Oggetto) e Message (Messaggio). Il campo To (A) è bloccato sull'indirizzo email impostato nel documento. È possibile aggiungere {{tags}} per personalizzare.
Fare clic su Save (Salva) al termine.
Nota: Sul lato destro, sotto la tabella sorgente, è possibile modificare il formato della data di firma e personalizzare l'URL della pagina di conferma e il branding del portale eSign (colore e logo).
Per la modifica HTML, gli allegati e il branding, consultare Customise the signature request email (Personalizzare l'email di richiesta firma).
6. Modificare l'email di conferma firma (facoltativo)
L'email di conferma viene inviata una volta che tutti hanno firmato. Aprire la panoramica del workflow e fare clic sul blocco email alla fine del workflow.
Impostare To (A), CC, BCC, Subject (Oggetto) e il corpo del Message (Messaggio). Utilizzare i tag dalla tabella sorgente per personalizzare.
Salvare al termine.
7. Attivare il workflow ed eseguire un test
Fare clic su Automate (Automatizza) in alto a destra e attivare Auto-create (Creazione automatica). Ogni nuova risposta al modulo eseguirà ora il workflow e invierà una richiesta di firma.
Nota: Process Existing Data (Elabora dati esistenti) consente di rieseguire il workflow sulle risposte precedenti. Selezionare Custom range (Intervallo personalizzato) dal menu a discesa per elaborare una parte invece di tutti i dati.
Inviare una risposta di test. Il firmatario riceve un'email come questa:
Quando fa clic su Review and Sign (Revisiona e firma), viene indirizzato alla pagina di firma.
Nota: I firmatari possono scegliere la propria lingua preferita in questa fase.
Dopo aver scelto una lingua, il firmatario firma il documento.
Una volta firmato, una copia del PDF firmato viene salvata nella cartella Google Drive, l'email di conferma viene inviata e un link al documento firmato appare nella pagina Outputs in Portant.
Nota: Le richieste di firma scadono dopo 30 giorni per impostazione predefinita. È possibile impostare un periodo personalizzato (30, 60, 90 giorni) o disabilitare la scadenza nel blocco template. Consultare Signature link expiry (Scadenza del link di firma).
Il workflow di firma è ora attivo.
Correlati
- Multiple signers (Più firmatari): richiedi firme da un massimo di quattro persone.
- Customise the signature request email (Personalizza l'email di richiesta firma): modifica completa in HTML, allegati e branding.
- Preview links (Link di anteprima): condividi un link di sola visualizzazione prima di inviare per la firma.
- Audit trail (Registro di controllo): aggiungi un registro delle firme al PDF firmato.
- Compliance (Conformità): posizionamento legale paese per paese.