Handtekeningverzoeken
Stel een workflow in die bij elke nieuwe rij in uw bron een document ter ondertekening verstuurt. Dit is de uitgebreide handleiding: een bron kiezen, het document aanpassen met tags uit de bron, handtekeningplaatshouders toevoegen, het verzoek en de bevestigingsmail bewerken en automatisering inschakelen.
Als u al een workflow met een documentsjabloon hebt en alleen de handtekeningsstappen wilt bekijken, raadpleeg dan Get started with eSignatures.
Wat u gaat doen
- Een nieuwe workflow maken
- Een bron kiezen
- Het document aanpassen met gegevens uit de bron
- De handtekeningplaatshouders toevoegen
- De handtekeningverzoekmail bewerken (optioneel)
- De handtekeningbevestigingsmail bewerken (optioneel)
- De workflow inschakelen en testen
1. Een nieuwe workflow maken
Klik op + Add Workflow (nieuwe workflow toevoegen) rechtsboven in de Portant-app.
2. Een bron kiezen
Kies een bron of een documentsjabloon om mee te beginnen. We gebruiken hier een Google Form, maar elk brontype werkt op dezelfde manier.
Kies een Google Form uit uw Drive of laat Portant een nieuw formulier aanmaken.
Zodra het formulier is gekoppeld, toont Portant de formulierreacties. Als er nog geen reacties zijn, is dit gedeelte leeg. Van hieruit kunt u het formulier openen om vragen te bewerken of de openbare link kopiëren.
Opmerking: Klik op ✎ Change selected file (ander bestand kiezen) onder de formuliernaam om een ander Google Form te selecteren.
3. Het document aanpassen
Klik op Connect (verbinden) aan de rechterkant om een sjabloondocument toe te voegen.
Kies Google Docs of Slides en maak vervolgens een nieuw bestand aan of selecteer een bestaand bestand.
Portant opent het document zodat u bronvelden kunt invoegen.
Rechtsboven op de pagina ziet u uw brontabel met elke vraag of kolom uit de bron.
Om een waarde in het document in te voegen, klikt u op Copy (kopiëren) naast het veld en plakt u de {{tag}} op de gewenste positie.
U kunt ook afbeeldingstags toevoegen en de tagopmaak aanpassen door op de rij te klikken.
Wanneer het document gereed is, stelt u de naam van het uitvoerbestand in door tags toe te voegen aan het veld Output Name (uitvoernaam).
4. De handtekeningplaatshouders toevoegen
Klik onder het veld Output Name (uitvoernaam) op de knop om een handtekening te verzoeken.
Er verschijnen drie handtekeninginstellingen:
- Het e-mailadres van de ontvanger. Een
{{tag}}uit uw bron of een handmatig ingevoerd e-mailadres zoalsjames@portant.co. - De plaatshouder Signature (handtekening). Een afbeelding die u in het document plaatst.
- De plaatshouder Date (datum). Een afbeelding voor de datum waarop het document is ondertekend.
Opmerking: U kunt ook plaatshouders voor Text Field (tekstveld), Checkbox (selectievakje), Date (datum) en Initials (initialen) toevoegen en per plaatshouder instellen of deze verplicht is.
Het e-mailadres van de ontvanger toevoegen
Klik op de tagknop rechts van het e-mailvak om een veld uit uw bron te kiezen, of typ het adres rechtstreeks in.
Opmerking: Als u Google Forms gebruikt, werkt het veld Respondent email (e-mailadres van respondent) alleen als u collect respondent email addresses (e-mailadressen van respondenten verzamelen) in het formulier hebt ingeschakeld. U kunt ook een vraag gebruiken om het e-mailadres handmatig te verzamelen.
De handtekeningplaatshouder invoegen
Klik op Insert (invoegen) naast Signature (handtekening). De plaatshouder wordt de eerste keer aan het einde van het document geplaatst, maar u kunt hem daarna overal naartoe verplaatsen.
De plaatshouder is een gewone afbeelding, dus u kunt de grootte ervan aanpassen om te bepalen hoe groot de handtekening wordt weergegeven.
Opmerking: Kopieer en plak de tijdelijke aanduidingsafbeelding om dezelfde handtekening op meerdere plaatsen toe te voegen.
De datumtijdelijke aanduiding invoegen
Dezelfde stappen als voor de handtekeningtijdelijke aanduiding. Om de datumnotatie te wijzigen, klikt u op de indelingsvoorvertoning naast de datum.
Er wordt een modaal venster geopend waarin u de indeling kunt kiezen. Teams-abonnementen kunnen hier ook de huisstijl van het eSigning-portaal aanpassen.
Opmerking: Handtekening- en datumtijdelijke aanduidingen werken op dezelfde manier in Google Slides-sjablonen.
Als u meer dan één persoon nodig heeft om te ondertekenen, zie Multiple signers (Pro- en Teams-abonnementen).
Opmerking: Bij gratis accounts bevatten ondertekende PDF's een Portant-watermerk in de voettekst. Om dit te verwijderen, upgrade naar Pro of Teams.
5. De e-mail met het handtekeningverzoek bewerken (optioneel)
Zodra uw tijdelijke aanduidingen zijn ingevoegd, gaat u terug naar het workflowoverzicht door op het bliksemschichtpictogram bovenaan de pagina te klikken. Het blok met het handtekeningverzoek bevindt zich onder uw documentblok.
Klik op het blok om de velden Subject (Onderwerp) en Message (Bericht) te bewerken. Het veld To (Aan) is vergrendeld op het e-mailadres dat u op het document heeft ingesteld. U kunt {{tags}} toevoegen om te personaliseren.
Klik op Save (Opslaan) als u klaar bent.
Opmerking: Aan de rechterkant, onder de brontabel, kunt u de notatie van de ondertekeningsdatum bewerken en de URL van de bevestigingspagina en de huisstijl van het eSign-portaal (kleur en logo) aanpassen.
Voor HTML-bewerking, bijlagen en huisstijl, zie Customise the signature request email.
6. De bevestigings-e-mail voor de handtekening bewerken (optioneel)
De bevestigings-e-mail wordt verzonden zodra iedereen heeft ondertekend. Open het workflowoverzicht en klik op het e-mailblok aan het einde van de workflow.
Stel To (Aan), CC, BCC, Subject (Onderwerp) en de inhoud van Message (Bericht) in. Gebruik tags uit de brontabel om te personaliseren.
Sla op als u klaar bent.
7. De workflow inschakelen en testen
Klik op Automate (Automatiseren) rechtsboven en zet Auto-create (Automatisch aanmaken) aan. Elke nieuwe formulierrespons zal nu de workflow uitvoeren en een handtekeningverzoek verzenden.
Opmerking: Met Process Existing Data (Bestaande gegevens verwerken) kunt u de workflow opnieuw uitvoeren over oude responses. Kies Custom range (Aangepast bereik) uit het dropdown-menu om een deel te verwerken in plaats van alles.
Dien een testrespons in. De ondertekenaar ontvangt een e-mail zoals deze:
Wanneer zij op Review and Sign (Bekijken en ondertekenen) klikken, komen zij op de ondertekeningspagina terecht.
Opmerking: Ondertekenaars kunnen op deze stap hun voorkeurstaal kiezen.
Na het kiezen van een taal ondertekenen zij het document.
Na ondertekening wordt een kopie van de ondertekende PDF opgeslagen in uw Google Drive-map, wordt de bevestigings-e-mail verzonden en verschijnt een koppeling naar het ondertekende document op de pagina Outputs in Portant.
Opmerking: Handtekeningverzoeken verlopen standaard na 30 dagen. U kunt een aangepaste periode instellen (30, 60 of 90 dagen) of het verlopen uitschakelen in het sjabloonblok. Zie Signature link expiry.
Uw handtekeningworkflow is nu actief.
Gerelateerd
- Multiple signers (Meerdere ondertekenaars): handtekeningen aanvragen bij maximaal vier personen.
- Customise the signature request email (E-mail voor handtekeningverzoek aanpassen): volledige HTML-bewerking, bijlagen en huisstijl.
- Preview links (Voorbeeldlinks): deel een alleen-lezen link voordat u het document ter ondertekening verzendt.
- Audit trail (Auditspoor): voeg een ondertekeningsaudit toe aan de ondertekende PDF.
- Compliance (Naleving): juridische positiebepaling per land.