Solicitações de assinatura
Configure um fluxo de trabalho que envia um documento para assinatura a cada nova linha na sua fonte. Este é o guia completo: selecionar uma fonte, personalizar o documento com tags da fonte, adicionar marcadores de assinatura, editar os e-mails de solicitação e confirmação, e ativar a automação.
Se você já possui um fluxo de trabalho com um modelo de documento e deseja apenas as etapas de assinatura, consulte Get started with eSignatures.
O que você fará
- Criar um novo fluxo de trabalho
- Selecionar uma fonte
- Personalizar o documento com dados da fonte
- Adicionar os marcadores de assinatura
- Editar o e-mail de solicitação de assinatura (opcional)
- Editar o e-mail de confirmação de assinatura (opcional)
- Ativar o fluxo de trabalho e testá-lo
1. Criar um novo fluxo de trabalho
Clique em + Add Workflow (Adicionar fluxo de trabalho) no canto superior direito do aplicativo Portant.
2. Selecionar uma fonte
Escolha uma fonte ou um modelo de documento para começar. Usaremos um Google Forms aqui, mas qualquer tipo de fonte funciona da mesma forma.
Selecione um Google Forms do seu Google Drive ou deixe o Portant criar um novo.
Após a conexão, o Portant exibe as respostas do formulário. Se ainda não houver respostas, esta seção ficará vazia. A partir daqui, você pode abrir o formulário para editar as perguntas ou copiar o link público.
Nota: Clique em ✎ Change selected file (Alterar arquivo selecionado) abaixo do nome do formulário para substituir por um Google Forms diferente.
3. Personalizar o documento
Clique em Connect (Conectar) no lado direito para adicionar um modelo de documento.
Escolha Google Docs ou Google Slides e, em seguida, crie um novo arquivo ou selecione um existente.
O Portant abre o documento para que você possa inserir campos da fonte.
O canto superior direito da página exibe a tabela da sua fonte, com todas as perguntas ou colunas da fonte.
Para inserir um valor no documento, clique em Copy (Copiar) ao lado do campo e cole a {{tag}} onde desejar.
Você também pode add image tags (adicionar tags de imagem) e personalizar a formatação das tags clicando na linha.
Quando o documento estiver pronto, defina o nome do arquivo de saída adicionando tags ao campo Output Name (Nome de saída).
4. Adicionar os marcadores de assinatura
Abaixo do campo Output Name (Nome de saída), clique no botão para solicitar uma assinatura.
Três configurações de assinatura são exibidas:
- O email address (endereço de e-mail) do destinatário. Uma
{{tag}}da sua fonte ou um e-mail digitado diretamente, comojames@portant.co. - O marcador Signature (Assinatura). Uma imagem que você insere no documento.
- O marcador Date (Data). Uma imagem para a data em que o documento foi assinado.
Nota: Você também pode adicionar marcadores de Text Field (Campo de texto), Checkbox (Caixa de seleção), Date (Data) e Initials (Iniciais), e escolher se cada um é obrigatório.
Adicionar o e-mail do destinatário
Clique no botão de tag à direita da caixa de e-mail para selecionar um campo da sua fonte ou digite o endereço diretamente.
Nota: Se você estiver usando o Google Forms, o campo Respondent email (E-mail do respondente) só funciona quando a opção collect respondent email addresses (coletar endereços de e-mail dos respondentes) estiver ativada no formulário. Ou use uma pergunta para coletar o e-mail manualmente.
Inserir o marcador de assinatura
Clique em Insert (Inserir) ao lado de Signature (Assinatura). O marcador é inserido no final do documento na primeira vez, mas você pode movê-lo para qualquer lugar depois.
O marcador é uma imagem comum, portanto, redimensione-o para controlar o tamanho com que a assinatura será exibida.
Nota: Copie e cole a imagem de espaço reservado para adicionar a mesma assinatura em vários lugares.
Inserir o espaço reservado de data
Os mesmos passos do espaço reservado de assinatura. Para alterar o formato da data, clique na prévia do formato ao lado da data.
Um modal é aberto onde você pode escolher o formato. Os planos Teams também podem personalizar a identidade visual do portal de assinatura eletrônica aqui.
Nota: Os espaços reservados de assinatura e data funcionam da mesma forma em modelos do Google Slides.
Se você precisar que mais de uma pessoa assine, consulte Multiple signers (planos Pro e Teams).
Nota: Em contas gratuitas, os PDFs assinados incluem uma marca d'água do Portant no rodapé. Para removê-la, faça upgrade para Pro ou Teams.
5. Editar o e-mail de solicitação de assinatura (opcional)
Depois de inserir os espaços reservados, volte para a visão geral do workflow clicando no ícone de raio no topo da página. O bloco de solicitação de assinatura fica abaixo do bloco do seu documento.
Clique no bloco para editar os campos Subject (Assunto) e Message (Mensagem). O campo To (Para) está bloqueado para o endereço de e-mail definido no documento. Você pode adicionar {{tags}} para personalizar.
Clique em Save (Salvar) quando terminar.
Nota: No lado direito, abaixo da tabela de origem, você pode editar o formato da data de assinatura e personalizar a URL da página de confirmação e a identidade visual do portal de assinatura eletrônica (cor e logotipo).
Para edição em HTML, anexos e identidade visual, consulte Customise the signature request email.
6. Editar o e-mail de confirmação de assinatura (opcional)
O e-mail de confirmação é enviado assim que todos assinaram. Abra a visão geral do workflow e clique no bloco de e-mail no final do workflow.
Defina To (Para), CC, BCC, Subject (Assunto) e o corpo da Message (Mensagem). Use tags da tabela de origem para personalizar.
Salve quando terminar.
7. Ativar o workflow e testar
Clique em Automate (Automatizar) no canto superior direito e ative a opção Auto-create (Criação automática). Cada nova resposta de formulário executará o workflow e enviará uma solicitação de assinatura.
Nota: Process Existing Data (Processar dados existentes) permite reexecutar o workflow sobre respostas antigas. Selecione Custom range (Intervalo personalizado) no menu suspenso para processar uma parte em vez de tudo.
Envie uma resposta de teste. O signatário recebe um e-mail como este:
Quando ele clica em Review and Sign (Revisar e Assinar), é direcionado para a página de assinatura.
Nota: Os signatários podem escolher o idioma de sua preferência nesta etapa.
Após escolher um idioma, o signatário assina o documento.
Após a assinatura, uma cópia do PDF assinado é salva na sua pasta do Google Drive, o e-mail de confirmação é enviado e um link para o documento assinado aparece na página Outputs no Portant.
Nota: As solicitações de assinatura expiram após 30 dias por padrão. Você pode definir um período personalizado (30, 60, 90 dias) ou desativar a expiração no bloco de modelo. Consulte Signature link expiry.
Seu workflow de assinatura está ativo.
Relacionados
- Multiple signers (Múltiplos signatários): solicite assinaturas de até quatro pessoas.
- Customise the signature request email (Personalizar o e-mail de solicitação de assinatura): edição completa em HTML, anexos e identidade visual.
- Preview links (Links de pré-visualização): compartilhe um link somente de visualização antes de enviar para assinatura.
- Audit trail (Trilha de auditoria): anexe um registro de auditoria de assinatura ao PDF assinado.
- Compliance (Conformidade): posicionamento legal por país.