Executar um workflow a partir de um objeto associado
Cada workflow do Portant está vinculado a um tipo de objeto do HubSpot. Por padrão, o workflow aparece apenas nos registros desse tipo, portanto um workflow originado de Companies (Empresas) é exibido somente em registros de empresa e em nenhum outro lugar. Esse é o motivo mais comum pelo qual um workflow parece estar "ausente" no card do Portant em um registro.
Run from Associated Objects (Advanced) (Executar a partir de objetos associados (Avançado)) remove essa restrição para um workflow específico. Com essa opção ativada, o workflow também é oferecido em registros que estão associados ao seu objeto de origem, de modo que um NDA originado de uma empresa pode ser iniciado a partir do negócio ou do contato que o representante já tem aberto.
Quando usar
Ative essa opção quando a pessoa que está gerando o documento não está trabalhando no mesmo objeto em que o workflow foi criado. Por exemplo:
- Um NDA ou MSA mútuo originado de Companies, executado por um representante a partir do deal (negócio) em que está trabalhando.
- Um pacote de onboarding originado de um custom object (objeto personalizado), executado a partir da company (empresa) à qual pertence.
- Um contrato originado de Companies, executado a partir de um registro de contact (contato) durante uma ligação.
Deixe desativado quando um workflow deve ser executado somente a partir do seu próprio tipo de objeto. Desativado é o padrão mais seguro: mantém a lista de ações em cada registro reduzida e torna evidente a partir de qual registro um documento foi gerado.
Como ativar
- Abra o workflow no Portant e permaneça na aba Workflow.
- No painel à direita, abra Source Settings (Configurações da fonte).
- Role até Run from Associated Objects (Advanced) na parte inferior do painel.
- Ative Allow this workflow to be ran from associated objects in HubSpot (Permitir que este workflow seja executado a partir de objetos associados no HubSpot).
A configuração é salva no workflow e se aplica a todos que o executam. Ela está desativada por padrão e é definida por workflow, portanto ativá-la para um workflow não altera nenhum dos outros.
Logo acima está Show in HubSpot (Exibir no HubSpot), que controla se o workflow aparece no menu de ações Run Workflow do HubSpot. Se um workflow estiver ausente do HubSpot em todos os lugares, não apenas em um tipo de objeto, verifique esse botão primeiro.
Quando vários registros estão associados
Um registro frequentemente está associado a mais de um registro do tipo de objeto de origem, por exemplo, uma empresa com cinco negócios abertos. O que acontece nesse caso depende de como o workflow é executado, e este é o ponto que costuma pegar as pessoas de surpresa.
| Como executar | O que acontece |
|---|---|
| Manualmente a partir do registro (card do aplicativo Portant) | Uma lista de caixas de seleção com os registros associados é exibida e você marca os que deseja. O Portant gera um documento por registro selecionado. |
| Automaticamente via uma ação do Portant em um workflow do HubSpot | Todos os registros associados são executados. Cinco negócios associados significa cinco documentos, sem nenhuma confirmação prévia. |
Portanto, antes de colocar este workflow em uma automação do HubSpot, verifique quantos registros estão realisticamente associados no momento em que a automação é disparada. Se você quiser apenas um documento, mantenha o workflow em execuções manuais ou restrinja o gatilho no HubSpot para que ele seja disparado quando existir apenas uma associação.
Informações adicionais
- Seu template não precisa de alterações. O objeto de origem permanece o mesmo, portanto suas tags continuam vindo do objeto de origem e dos seus registros associados exatamente como antes.
- Uma associação precisa existir. O workflow só é oferecido onde o registro está de fato associado ao tipo de objeto de origem. Se um negócio não tiver nenhuma empresa associada, um workflow originado de empresa não aparecerá nesse negócio.
- Funciona com custom objects, assim como com deals, contacts, companies e tickets.
Guias relacionados
- Create a document in HubSpot para executar um workflow a partir de um registro passo a passo.
- Manage and select HubSpot properties para incluir campos de registros associados no seu template.
- Add a Portant action to a HubSpot workflow para executar isso automaticamente a partir de um gatilho do HubSpot.
- Generate documents from any custom object se o seu workflow estiver criado em um custom object.