Een workflow uitvoeren vanuit een gekoppeld object
Elke Portant-workflow is gekoppeld aan één HubSpot-objecttype. Standaard verschijnt de workflow alleen op records van dat type, dus een workflow op basis van Companies verschijnt op bedrijfsrecords en nergens anders. Dit is de meest voorkomende reden waarom een workflow lijkt te "ontbreken" op de Portant-kaart van een record.
Run from Associated Objects (Advanced) (Uitvoeren vanuit gekoppelde objecten, geavanceerd) heft die beperking op voor één workflow. Wanneer deze is ingeschakeld, wordt de workflow ook aangeboden op records die gekoppeld zijn aan het bronobject. Zo kan een op bedrijven gebaseerde NDA worden gestart vanuit de deal of het contact dat uw vertegenwoordiger al open heeft staan.
Wanneer gebruiken
Schakel dit in wanneer de persoon die het document uitvoert niet werkt in het object waarop de workflow is gebouwd. Bijvoorbeeld:
- Een wederzijdse NDA of MSA op basis van Companies, uitgevoerd door een vertegenwoordiger vanuit de deal waaraan hij werkt.
- Een onboardingpakket op basis van een custom object, uitgevoerd vanuit het bedrijf waartoe het behoort.
- Een contract op basis van Companies, uitgevoerd vanuit een contact-record tijdens een gesprek.
Laat dit uitgeschakeld wanneer een workflow alleen uitgevoerd mag worden vanuit zijn eigen objecttype. Uitgeschakeld is de veiligere standaard: het houdt de actielijst op elk record kort en maakt duidelijk vanuit welk record een document is gegenereerd.
Inschakelen
- Open de workflow in Portant en blijf op het tabblad Workflow.
- Open Source Settings (broninstellingen) in het rechterpaneel.
- Scrol naar Run from Associated Objects (Advanced) (Uitvoeren vanuit gekoppelde objecten, geavanceerd) onderaan het paneel.
- Schakel Allow this workflow to be ran from associated objects in HubSpot (sta toe dat deze workflow wordt uitgevoerd vanuit gekoppelde objecten in HubSpot) in.
De instelling wordt opgeslagen in de workflow en geldt voor iedereen die hem uitvoert. Deze is standaard uitgeschakeld en geldt per workflow, zodat het inschakelen voor één workflow geen invloed heeft op uw andere workflows.
Direct daarboven bevindt zich Show in HubSpot (weergeven in HubSpot), waarmee u bepaalt of de workflow überhaupt verschijnt in het actiemenu Run Workflow van HubSpot. Als een workflow overal ontbreekt in HubSpot en niet alleen bij één objecttype, controleer dan eerst die schakelaar.
Wanneer meerdere records zijn gekoppeld
Een record is vaak gekoppeld aan meer dan één record van het bronobjecttype, bijvoorbeeld een bedrijf met vijf openstaande deals. Wat er dan gebeurt, hangt af van de manier waarop de workflow wordt uitgevoerd. Dit is het onderdeel waar mensen vaak op vastlopen.
| Manier van uitvoeren | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Handmatig vanuit het record (Portant app card) | Er verschijnt een lijst met selectievakjes van de gekoppelde records, en u vinkt de gewenste records aan. Portant genereert één document per geselecteerd record. |
| Automatisch via een Portant-actie in een HubSpot-workflow | Elk gekoppeld record wordt uitgevoerd. Vijf gekoppelde deals betekent vijf documenten, zonder dat u dit eerst hoeft te bevestigen. |
Controleer daarom, voordat u deze workflow achter een HubSpot-automatisering plaatst, hoeveel records er realistisch gezien gekoppeld zijn op het moment dat de automatisering wordt geactiveerd. Als u slechts één document wilt, houd de workflow dan bij handmatige uitvoering of beperk de trigger in HubSpot zodat deze wordt geactiveerd wanneer er slechts één koppeling bestaat.
Goed om te weten
- Uw sjabloon hoeft niet te worden aangepast. Het bronobject blijft hetzelfde, zodat uw tags nog steeds afkomstig zijn van het bronobject en de bijbehorende gekoppelde records, precies zoals voorheen.
- Er moet een koppeling bestaan. De workflow wordt alleen aangeboden wanneer het record daadwerkelijk is gekoppeld aan het bronobjecttype. Als een deal geen gekoppeld bedrijf heeft, verschijnt een op bedrijven gebaseerde workflow niet op die deal.
- Het werkt met custom objects en ook met deals, contacten, bedrijven en tickets.
Gerelateerde handleidingen
- Create a document in HubSpot voor het stap voor stap uitvoeren van een workflow vanuit een record.
- Manage and select HubSpot properties voor het ophalen van velden uit gekoppelde records in uw sjabloon.
- Add a Portant action to a HubSpot workflow voor het automatisch uitvoeren vanuit een HubSpot-trigger.
- Generate documents from any custom object als uw workflow is gebouwd op een custom object.