Verenigde Staten: E-SIGN Act en UETA
Is Portant compliant: Ja.
De eSignatures van Portant voldoen aan de vereisten van de Amerikaanse E-SIGN Act en UETA, de twee wetten die elektronische handtekeningen op dezelfde juridische basis plaatsen als handgeschreven handtekeningen. Deze pagina geeft een samenvatting van beide wetten, wanneer ze van toepassing zijn en de Portant-functies die aansluiten bij elke nalevingsvereiste.
Overzicht van de E-SIGN Act en UETA
E-SIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act)
- Locatie: Verenigde Staten, federale wet.
- Van toepassing op: Alle staten, met uitzondering van staten die UETA hebben aangenomen met minimale afwijkingen (Illinois en New York).
- Belangrijk punt: Bevestigt de juridische geldigheid van elektronische handtekeningen voor handelstransacties.
UETA (Uniform Electronic Transactions Act)
- Locatie: Aangenomen in 47 Amerikaanse staten, het District of Columbia, Puerto Rico en de Amerikaanse Maagdeneilanden.
- Van toepassing op: Binnenlandse transacties met elektronische documenten en handtekeningen.
- Belangrijk punt: Biedt een uniforme benadering van elektronische transacties binnen elke staat die de wet heeft aangenomen.
Wanneer en waar de wetten van toepassing zijn
De E-SIGN Act en UETA zijn van toepassing wanneer:
- De transactie traditioneel een schriftelijke overeenkomst zou vereisen. Verkopen, leaseovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten en andere zakelijke transacties komen allemaal in aanmerking.
- De transactie plaatsvindt in de Verenigde Staten. UETA dekt vrijwel elke staat, maar specifieke staatswetten kunnen aanvullende vereisten stellen.
- Alle partijen instemmen met elektronische handtekeningen. Beide wetten vereisen uitdrukkelijke of impliciete toestemming van alle betrokkenen.
Nalevingsvereisten en hoe Portant daaraan voldoet
| Nalevingsvereiste | Beschrijving | Nalevingsfuncties van Portant |
|---|---|---|
| Toestemming van de gebruiker | Alle partijen moeten instemmen met elektronische handtekeningen. | Portant vraagt gebruikers om toestemming te bevestigen voordat ze verder gaan. |
| Documentintegriteit | Ondertekende documenten moeten fraudebestendig zijn. | Documenten worden vergrendeld zodra ze zijn ondertekend, zodat ze niet kunnen worden gewijzigd. |
| Audittrails | Gedetailleerde logbestanden dienen als bewijs van ondertekeningsacties. | Portant registreert elke fase van het ondertekeningsproces, met tijdstempels. |
| Tijdstempeling | Elke handtekening vereist een verifieerbare tijd en datum. | Elk ondertekend document ontvangt een verifieerbaar tijdstempel. |
| Gegevensbescherming | De gegevensverwerking moet in overeenstemming zijn met beveiligings- en privacywetten. | Portant maakt gebruik van industriestandaard encryptie en veilige gegevensopslag. |
| Rolgebaseerd toegangsbeheer | Toegang tot en beheer van documenten moet worden gecontroleerd. | Weergave- en ondertekeningsrechten zijn beperkt tot geautoriseerde gebruikers. |
Praktische overwegingen
Enkele aandachtspunten bij het verzenden van handtekeningverzoeken naar de VS via Portant:
- Bevestig toestemming. Zorg ervoor dat alle partijen duidelijk instemmen met het elektronisch ontvangen en ondertekenen van documenten. De interface van Portant bevat toestemmingsprompts ter ondersteuning hiervan.
- Vergrendel ondertekende documenten. De documentintegriteitsfunctie van Portant verzegelt ondertekende documenten zodat ze na ondertekening niet meer kunnen worden gewijzigd.
- Bewaar bewijs van de transactie. Auditlogbestanden en tijdstempels zijn nuttig bewijs bij een eventueel toekomstig geschil. Portant houdt een registratie bij van elke actie in het ondertekeningsproces. Zie Audit trail voor informatie over het inschakelen ervan in een workflow.
- Controleer staatspecifieke vereisten. Hoewel de E-SIGN Act en UETA algemeen aanvaard zijn, stellen sommige staten aanvullende vereisten. Controleer of er in uw staat aanvullende vereisten gelden.
- Gebruik de juiste documenttypen. Bepaalde documenten (testamenten, gerechtelijke bevelen, sommige familierechterlijke documenten) vereisen mogelijk nog steeds een fysieke handtekening.
Conclusie
De eSignatures van Portant voldoen aan de nalevingsnormen van de E-SIGN Act en UETA, met ingebouwde toestemming, documentintegriteit, audittrails, tijdstempeling en rolgebaseerd toegangsbeheer. Handtekeningen die in Portant worden aangemaakt, zijn juridisch afdwingbaar, veilig en geldig bij vrijwel alle zakelijke en persoonlijke transacties in de Verenigde Staten.
Als u vragen heeft over naleving of begeleiding wenst bij een specifiek gebruiksscenario, neem dan contact op.