Voorstellen
Zet voorstelde gegevens uit uw CRM, spreadsheet of formulier om in een verzorgd, herkenbaar document en lever het af via e-mail of ter ondertekening.
Een voorstel combineert doorgaans statische narratieve inhoud (over uw bedrijf, uw aanpak, uw voorwaarden) met gepersonaliseerde secties die voor elke prospect moeten worden aangepast (naam, omvang, prijsstelling, tijdlijnen). Portant bewaart de statische onderdelen in uw sjabloon en vult de gepersonaliseerde onderdelen in vanuit een bron.
Wat u nodig heeft
- Een bron met de deal- of prospectgegevens, zoals HubSpot, Google Sheets of Google Forms
- Een voorstelsjabloon in Google Docs, Google Slides of Word
- Optioneel: een stap voor elektronische handtekening als u wilt dat de prospect het voorstel accepteert en ondertekent
De workflow bouwen
- Maak een nieuwe workflow aan en verbind uw bron.
- Voeg een sjabloonblok toe en selecteer uw voorstelbestand.
- Plaats tags op de plekken waar gepersonaliseerde tekst moet verschijnen (klantnaam, projectomvang, datums, contactgegevens).
- Gebruik voor prijstabellen, pakketopties of omschrijvingen van werkzaamheden die per deal verschillen een herhalende tabel, zodat één rij in de sjabloon wordt uitgebreid tot het aantal regels dat de bron bevat.
- Gebruik tagformules voor subtotalen of eindtotalen onder de herhalende rij.
- Als secties van het voorstel alleen voor bepaalde deals moeten verschijnen (bijvoorbeeld optionele uitbreidingen of regio-specifieke voorwaarden), gebruik dan voorwaardelijke logica voor documenten.
Het voorstel verzenden
- Voor een PDF die u als bijlage aan een e-mail toevoegt, voegt u een Send via email (verzenden via e-mail) blok toe.
- Voor een voorstel dat geaccepteerd moet worden, stuurt u het ter eSignature (elektronische handtekening) en laat u Portant bijhouden wanneer het is ondertekend.
- Gegenereerde documenten verschijnen op het tabblad Outputs (uitvoer) en kunnen automatisch worden opgeslagen in een map in Drive of OneDrive.