HubSpot-workflows activeren vanuit Portant

Gebruik Portant-documentstatussen (zoals Signed, Sent of Approved) als trigger voor uw HubSpot-workflows. Op deze pagina leest u hoe u een inschrijvingstrigger instelt, welke statussen u kunt gebruiken en een aantal ideeën voor wat u ermee kunt bouwen.

In deze handleiding:

1. Een HubSpot-workflow-inschrijvingstrigger instellen
2. Portant-documentstatussen die u kunt gebruiken
3. HubSpot-workflowideeën
4. Geavanceerde HubSpot-workflowtechnieken

Elke keer dat Portant wordt uitgevoerd, slaat het details over het document op (link, status, workflownaam en meer) in een set aangepaste eigenschappen op het HubSpot-record. Die eigenschappen worden automatisch toegevoegd de eerste keer dat u een workflow uitvoert, en de inschrijvingstriggers van HubSpot kunnen wijzigingen daarin bijhouden.

Wilt u het omgekeerde doen, namelijk een Portant-workflow uitvoeren als stap binnen een HubSpot-workflow? Zie Add a Portant action to a HubSpot workflow.

Een inschrijvingstrigger instellen

Kies in HubSpot ervoor om de workflow te activeren met When filter criteria is met (wanneer aan filtercriteria is voldaan).

Voeg een filter toe op basis van Deal-, Contact-, Company- of Ticket-eigenschappen.

Zoek naar de eigenschap waarop u wilt triggeren. In dit voorbeeld is dat Document Status (documentstatus), maar u kunt elke Portant-aangepaste eigenschap gebruiken.

U kunt filters combineren, bijvoorbeeld "Document status = Signed AND Workflow name = NDA" om de workflow alleen te activeren wanneer een NDA is ondertekend.

Kies een voorwaarde en een waarde en sla op.

Documentstatussen waarop u kunt triggeren

Elke status is een waarde in de Portant-eigenschap Document Status (documentstatus):

• Pending (in behandeling) - het document wordt gegenereerd. Nuttig om een teamlid te informeren dat een document is aangevraagd.
• Draft (concept) - er is een concept aangemaakt dat beoordeeld en goedgekeurd moet worden. Nuttig om het team te herinneren aan het afronden van concepten.
• Approved (goedgekeurd) - het concept is goedgekeurd. Nuttig om de volgende stap in het proces te starten.
• Signature Requested (handtekening aangevraagd) - er is een handtekening aangevraagd. Nuttig voor follow-upherinneringen aan klanten die nog niet hebben ondertekend.
• Signed (ondertekend) - het document is ondertekend. Nuttig om de deal naar de volgende fase in de pijplijn te verplaatsen.
• Sent (verzonden) - er is een e-mail verzonden. Nuttig om na een bepaalde tijd een follow-upsequentie te starten.
• Error (fout) - er is iets misgegaan bij het genereren van het document. Nuttig om uw ondersteuningsteam te waarschuwen.

Zie Review and approve documents voor meer informatie over beoordeling en goedkeuring.

HubSpot-workflowideeën

Een aantal manieren waarop u deze triggers kunt inzetten:

• Tijdige follow-ups: gebruik Signature Requested of Sent om uw team te herinneren aan documenten die nog niet door klanten zijn afgehandeld.
• Foutafhandeling: waarschuw de ondersteuning telkens wanneer een document de status Error bereikt, zodat dit snel wordt opgelost.
• Voortgangsopvolging: verstuur interne meldingen of werk CRM-velden bij telkens wanneer een documentstatus wijzigt, zodat het hele team overzicht heeft.

Geavanceerde technieken

Een aantal patronen om dit verder uit te breiden:

• Triggers combineren: combineer documentstatus met andere criteria zoals dealfase of leadscore voor meer verfijnde automatiseringen.
• Tijdgebonden escalaties: escaleer een deal als een document te lang in de status Signature Requested of Draft blijft staan.

Als u deze triggers goed inzet, kunt u een groot deel van het handmatige opvolgen uit uw verkoopcyclus halen.