Documentrecords in HubSpot

Portant schrijft elk document dat het genereert naar HubSpot als een eigen record op een Document-object (een HubSpot-appobject dat door de Portant-app wordt bijgedragen), gekoppeld aan de deal, het contact, het bedrijf, het ticket of het aangepaste object waarvanuit de workflow werd uitgevoerd.

Het gaat er niet om dat u rapporten kunt maken over documenten. Het gaat erom dat uw documenten uw bedrijfsproces zijn. Een document is een offerte, een contract, een factuur, een voorstel of een statement of work, dus zodra elk document een record is met een status en een datum, worden vragen die u voorheen niet kon beantwoorden gewone HubSpot-rapporten: hoeveel contracten zijn er vorige maand ondertekend, hoeveel offertes zijn er per vertegenwoordiger verzonden, welke deals hebben drie offertes ontvangen en zijn nog steeds niet ondertekend, welke handtekeningverzoeken zijn zelfs nooit geopend.

Voorheen bevatten de Portant-eigenschappen op een deal of contact alleen het meest recente document, dat bij elke uitvoering werd overschreven. Een deal met een offerte, een herziene offerte en een ondertekend contract toonde één set waarden. Documentrecords bewaren alle drie.

In deze handleiding:

Geef uw workflows een naam naar het documenttype
Wat u kunt meten
Automatiseringen die het waard zijn om uit te voeren
Automatisering aan de documentzijde of de dealzijde
Contractverlengingen en vervaldatums
Referentie: wat staat er op elk record
Wanneer records worden aangemaakt en bijgewerkt
Vereisten en limieten
Als records niet verschijnen

Geef uw workflows een naam naar het documenttype

Doe dit eerst, want alles hieronder is hiervan afhankelijk.

Elk Document-record slaat de workflow op die het heeft gegenereerd. Die workflownaam is hoe u in een rapport een offerte van een contract onderscheidt, dus het is in feite uw documenttype. Als uw workflows "Workflow 1" en "Copy of proposal test" heten, zijn uw rapporten waardeloos, ongeacht hoe goed uw gegevens zijn.

Geef workflows een naam naar het document dat ze produceren: Quote, Order Form, MSA, NDA, Statement of Work, Invoice, Renewal. Dan is "hoeveel contracten hebben we in juli ondertekend" een filter op één veld.

Als u meerdere documenttypen vanuit één workflow genereert, splits deze dan op, of zorg ervoor dat de uitvoernaam het type bevat zodat u daarop kunt groeperen.

De workflownaam wordt op het record opgeslagen als Workflow, wat het veld is waarop u groepeert:

Wat u kunt meten

Volume per documenttype

Groepeer Document-records op workflow en op aanmaakdatum om te zien wat uw bedrijf daadwerkelijk heeft geproduceerd: offertes per maand, ondertekende contracten per kwartaal, facturen per week. Voeg de eigenaar van het record toe om hetzelfde beeld per vertegenwoordiger te krijgen, waarmee "verstuurt het team voorstellen" een getal wordt in plaats van een indruk.

Conversie van offerte naar handtekening

Twee aantallen naast elkaar, aangemaakte offertes tegenover ondertekende contracten in dezelfde periode, geven u een op documenten gebaseerde sluitingsgraad die onafhankelijk is van hoe zorgvuldig iemand dealfasen bijhoudt. Volg dit per vertegenwoordiger of per sjabloon om te ontdekken welke offertes daadwerkelijk worden omgezet.

Hoe lang ondertekening werkelijk duurt

Elk record bevat het moment waarop het document werd aangemaakt en verschuift naar Signed (Ondertekend) wanneer de laatste ondertekenaar klaar is. Het verschil daartussen is uw werkelijke doorlooptijd voor ondertekening, en dat is meestal waar deals stilletjes blijven hangen. Vergelijk het per documenttype: een NDA die elf dagen duurt is een ander probleem dan een MSA die elf dagen duurt.

Deals met meerdere offertes en niets ondertekend

Dit is het rapport dat de meeste teams niet hebben. Zoek naar bronrecords met meerdere Document-records uit uw offerterworkflow en geen ondertekend contract. Elk daarvan is een deal die wordt heronderhandeld, afgeprijsd of vastgelopen, en het aantal offertes is een goede indicatie voor hoeveel wrijving het met zich meedraagt. Het is tegelijk een wachtrij voor kortingsbeoordelingen en een coachingssignaal.

Deals waarvan de fase niet overeenkomt met de documenten

Omdat documenten en deals nu afzonderlijke records zijn, kunt u ze onderling controleren:

Deals gemarkeerd als closed won zonder ondertekend contract, wat een hiaat is op het gebied van omzetverantwoording en audits.
Deals die in de fase proposal of negotiation staan waarbij nooit een voorstel is gegenereerd, wat een pipeline is die nog niet bestaat.

Beide zijn onzichtbaar als het enige bewijs van een document een eigenschap is die wordt overschreven. Hier is de deal gemarkeerd als Closed Won terwijl de meest recente offerte nog steeds op Pending staat:

Of de ondertekenaar het überhaupt heeft geopend

Elk record houdt bij hoe vaak het handtekeningverzoek is geopend en wanneer het voor het laatst is bekeken. Dat splitst één vaag probleem in twee problemen met verschillende oplossingen:

Verzonden, nooit geopend. Verkeerd adres, of het is in de spammap terechtgekomen. Iemand moet het opnieuw versturen of bellen, en herhaaldelijk dezelfde inbox achternazitten helpt niets.
Vijf keer geopend, nog steeds niet ondertekend. De ontvanger heeft het gelezen en iets weerhoudt hen. Dat is een bezwaar, en dat vraagt om een telefoontje vandaag.

Welke sjablonen daadwerkelijk worden gebruikt

Volume gegroepeerd per workflow laat zien welke sjablonen hun waarde bewijzen en welke al een jaar inactief zijn. Verwijder de inactieve sjablonen; de kortere lijst waarover uw team heen scrollt wordt korter.

Automatiseringen die de moeite waard zijn

Documentrecords kunnen worden ingeschreven in HubSpot-workflows en net als elk ander record als vertakking worden gebruikt, zodat documentactiviteit echte processen kan aansturen in plaats van alleen rapportages. Automatiseringen die het waard zijn om in te stellen:

Contract ondertekend, start de levering. De status wordt Signed (Ondertekend), dus stel de eigenaar op de hoogte, verplaats de dealfase, maak de onboardingtaken aan en draag over aan het leveringsteam. De ondertekende PDF staat al op het record.
Een generatie is mislukt. De status wordt Error (Fout), dus waarschuw degene die verantwoordelijk is voor documentbeheer. Zonder deze automatisering is een fout onzichtbaar: de medewerker gaat ervan uit dat de klant de offerte heeft ontvangen, terwijl de klant erop wacht.
Verzonden maar niet geopend na twee dagen. De status is Signature Requested (Handtekening gevraagd) en het aantal weergaven is nog steeds nul, dus maak een beltaak aan. Dit is de meest waardevolle automatisering op de lijst, omdat hiermee afleveringsproblemen worden opgespoord die anders worden aangezien voor desinteresse van de klant.
Herhaaldelijk gelezen en nog steeds niet ondertekend. Het aantal weergaven is hoger dan drie zonder handtekening, dus wijs de medewerker een taak toe om te bellen en het bezwaar te benoemen.
Achtervolg de openstaande handtekening. De status is al langer dan gebruikelijk Signature Requested of Partially Signed (Gedeeltelijk ondertekend), dus escaleer op een vast schema in plaats van wanneer iemand eraan denkt.
Stel op de hoogte wanneer een document met hoge waarde wordt verzonden. Zie het volgende gedeelte, want de waarde bevindt zich op de deal en niet op het document.
Verlenging nadert. Zie contractverlengingen hieronder.

Automatisering op documentniveau of dealniveau

Kies het niveau op basis van de velden die u nodig hebt.

Voer de workflow uit op het Document-object wanneer u granulariteit per document nodig hebt: deze offerte, de status, het aantal weergaven en wanneer het is verzonden. Dat geldt voor de meeste bovenstaande automatiseringen. Een workflow op documentniveau schrijft Portant Document-records in en vertakt op Document Status (Documentstatus), zodat de automatisering voor het ondertekende contract hierboven één enkele inschrijfvoorwaarde is:

Voer de workflow uit op de deal wanneer de regel afhankelijk is van dealvelden zoals bedrag, pijplijn of fase, en gebruik de Portant-documentstatusproperty op de deal als trigger. "Stel de manager op de hoogte wanneer een offerte van meer dan 50.000 wordt verzonden" is een regel op dealniveau, omdat het Document-record de status en koppelingen van het document bevat, maar niet de monetaire waarde ervan.

Als u wilt dat de eigen waarde van het document rapporteerbaar is, leg deze dan terug vast in een property met HubSpot capture fields (HubSpot-vastleggingsvelden), of bewaar het bedrag op de deal en laat de koppeling het meenemen.

Contractverlengingen en verloopdatum

Verlengingen zijn het meest waardevolle onderwerp op deze pagina en daarvoor is één veld nodig dat het Document-record niet heeft: een einddatum. Records bevatten wanneer een document is aangemaakt, niet wanneer de overeenkomst afloopt. Er zijn twee manieren om deze te verkrijgen:

Afleiden. Als een documenttype een standaardlooptijd heeft, stel dan een verlengingsdatum in op basis van de aanmaakdatum plus die looptijd via een HubSpot-workflow of een berekende property, en stel vervolgens verlengingstaken op basis daarvan in.
Vastleggen. Als de looptijd per deal wordt onderhandeld, laat de ondertekenaar deze dan invullen en schrijf de waarde terug met HubSpot capture fields (HubSpot-vastleggingsvelden).

Verwar dit niet met signature link expiry (vervaldatum van de handtekeningkoppeling), dat bepaalt hoe lang een niet-ondertekende handtekeningkoppeling actief blijft. Dat gaat over het ondertekend krijgen van het document; dit gaat over de eigen looptijd van de overeenkomst nadat deze is ondertekend.

Met die datum beschikbaar krijgt u een verlengingspijplijn op basis van documenten die u al hebt gegenereerd: contracten die binnen 90 dagen verlopen, automatisch verlengde overeenkomsten die hun opzegtermijn naderen, en klanten wier enige ondertekende overeenkomst al maanden geleden is verlopen.

Dit maakt het object ook geschikt als een werkbare, lichtgewicht opzet voor contractlevenscyclusbeheer. Elke overeenkomst is een record met een status, een ondertekende PDF, een ondertekeningshistorie en een verlengingsdatum, allemaal doorzoekbaar in de CRM die uw team al gebruikt, zonder een apart CLM-systeem. Het biedt geen clausulebibliotheek of roodlijnbeheer, maar voor het bijhouden van wat u hebt ondertekend, met wie en wat er voor verlenging in aanmerking komt, is het voldoende.

Nog een gebruik dat het vermelden waard is: omdat elk record zijn eigen tijdstempels, koppelingen en ondertekeningshistorie bijhoudt, beschikt u over een audittrail per overeenkomst. Dat is precies wat u nodig hebt wanneer inkoop vraagt om de ondertekende kopie, of wanneer een klant betwist welke versie zij hebben geaccepteerd.

Naslaginformatie: wat er op elk record staat

Elk document wordt geopend als een eigen record, met de Portant-properties in het linkerpaneel en het bronrecord onder Deals (Deals).

Het property label (eigenschapslabel) is wat u kiest in rapportbouwers en workflowfilters, en het is wat op het record verschijnt. De internal name (interne naam) is dezelfde eigenschap waaraan de API, exports en integraties van HubSpot refereren. Ze verschillen van elkaar, dus beide worden hier vermeld: de ondertekeningsvelden worden in het bijzonder weergegeven als "Signable Document" op het scherm en als signature_request in de API.

Property label	Wat het bevat	Internal name
Document Name	Documentnaam (standaard "Portant Document")	`a1323181_document_name`
Workflow	De workflow die het heeft gegenereerd, uw documenttype	`a1323181_workflow_name`
Document Status	Documentstatus	`a1323181_document_status`
Document Created Time	Wanneer het document is aangemaakt	`a1323181_document_created`
Document Link	Koppeling naar het document (Google Docs of OneDrive)	`a1323181_document_link`
PDF Link	Koppeling naar de PDF	`a1323181_pdf_link`
PDF Files	De gegenereerde PDF, bijgevoegd als bestand	`a1323181_pdf_files`
Signable Document Link	Koppeling naar het ondertekeningsverzoek	`a1323181_signature_request_link`
Signable Document View Count	Hoe vaak de ondertekenaar het heeft geopend	`a1323181_signature_request_view_count`
Signable Document Last Viewed Date	Wanneer de ondertekenaar het voor het laatst heeft geopend	`a1323181_signature_request_last_view_date`

Door door het eigenschappenpaneel te scrollen worden de ondertekeningsvelden en de workflow die het document heeft gegenereerd weergegeven.

Statuswaarden, dezelfde set die wordt gebruikt door de Portant Document Status-eigenschap op deals en contacten: Pending, Error, Draft, Approved, Signature Requested, Partially Signed, Signed, Sent en Completed.

Er is geen eigenschap voor documenttype, bedrag of vervaldatum. Het type is afkomstig van de workflownaam, en het bedrag en de vervaldatum zijn afkomstig van de deal of van vastgelegde velden, zoals hierboven beschreven.

Wanneer records worden aangemaakt en bijgewerkt

Een record wordt aangemaakt de eerste keer dat een documentuitvoer wordt gegenereerd, en vervolgens op dezelfde plek bijgewerkt terwijl het document de uitvoering doorloopt. Eén document is gedurende zijn hele levensduur één record, dus het tellen van records betekent het tellen van documenten.

De status volgt het werk: een concept dat wacht op beoordeling wordt Draft, vervolgens Approved, dan Signature Requested, daarna Partially Signed of Signed naarmate ondertekenaars handelen, en Sent zodra de e-mail is verzonden. Een workflow zonder beoordelings- of ondertekeningsstap eindigt op Completed.

Een workflow die in één uitvoering meerdere uitvoerbestanden genereert, maakt één record per uitvoerbestand aan, elk gekoppeld aan hetzelfde bronrecord.

Vereisten en beperkingen

De Portant-app moet geïnstalleerd zijn in uw HubSpot-portal, met de document-objectmachtigingen die zijn verleend bij het verbinden van HubSpot. Zie Install the Portant app in HubSpot (De Portant-app installeren in HubSpot).
Records worden aangemaakt zodra documenten worden gegenereerd, dus documenten die zijn gegenereerd voordat Document records beschikbaar waren, worden niet weergegeven. Er is geen terugvulling, wat betekent dat uw rapporten geschiedenis opbouwen vanaf het moment dat u begint in plaats van terug te kijken naar het verleden.
De PDF wordt alleen aan het record bijgevoegd wanneer de workflow is ingesteld om bestanden naar HubSpot te uploaden. Bijlagen op het bronrecord worden behandeld in View created documents in HubSpot (Gemaakte documenten bekijken in HubSpot). Wanneer het is bijgevoegd, bevindt het zich als bestand op het record:

Welke aangepaste rapportage- en dashboardfuncties beschikbaar zijn, hangt af van uw HubSpot-abonnement.

Als records niet verschijnen

De machtigingen waarmee Portant Document records kan schrijven, worden verleend bij het verbinden van HubSpot, dus een verbinding die is geautoriseerd voordat deze functie bestond, heeft deze machtigingen mogelijk niet. Opnieuw verbinden herhaalt de HubSpot-machtigingsprompt: volg Reconnect HubSpot (HubSpot opnieuw verbinden), genereer vervolgens één nieuw document en controleer de associaties van het bronrecord.

Als documenten nog steeds normaal worden gegenereerd maar er geen Document record verschijnt, kopieert u een support code (ondersteuningscode) en opent u een ondersteuningsticket met uw HubSpot-portal-ID zodat wij de verbinding aan onze kant kunnen controleren.