Portant Docs
Startpagina Installeren in HubSpot Gratis beginnen

Offertes

Genereer gepersonaliseerde offertes vanuit uw CRM, spreadsheet of formulierreacties en verstuur ze als PDF of ter ondertekening, zonder ook maar iets opnieuw in te typen.

Een Portant-offerteworkflow haalt gegevens op uit een bron (Google Sheets, Google Forms, HubSpot, Webhooks), voegt deze in een Google Docs-, Google Slides- of Word-sjabloon in en produceert een voltooide offerte die u per e-mail kunt verzenden of ter eSignature kunt aanbieden.

Offertedocument gegenereerd vanuit een Portant-workflow met een herhalende regelitemtabel

Hoe een offerteworkflow is opgebouwd

De meeste offertes bestaan uit drie onderdelen:

  1. Klantgegevens bovenaan het document (naam, bedrijf, contactpersoon, offertenummer, geldig-tot-datum)
  2. Een lijst met producten of diensten in een tabel die kan groeien of krimpen afhankelijk van wat er wordt geoffreerd
  3. Een totaal met subtotalen, belasting en een eindbedrag

In Portant zijn de klantgegevens afkomstig van gewone tags die u in de sjabloon plaatst. De productlijst is afkomstig van regelitems, die gebruik maken van één tabelrij die tijdens het samenvoegen wordt uitgebreid (zie herhalende tabellen). Totalen worden berekend op basis van de regelitems met behulp van tagformules.

De workflow instellen

  1. Maak een nieuwe workflow aan en selecteer de bron die uw offertegegevens bevat. Voor deals en contacten is dat doorgaans HubSpot. Voor een verkoopoverzicht gebruikt u Google Sheets. Voor inkomende aanvragen gebruikt u Google Forms of een webhook.
  2. Voeg een sjabloonblok toe en kies uw offertedocument (Google Docs, Google Slides of Word).
  3. Plaats tags voor de klantgegevens in de hoofdtekst van het document.
  4. Voeg een tabel toe voor de producten. Plaats één rij met regelitemtags erin (naam, hoeveelheid, stukprijs, totaal). Portant herhaalt die rij voor elk regelitem in de bron.
  5. Voeg een totalenrij toe onder de herhalende rij met {{=SUM(Line Total)}} of uw eigen formule.

Raadpleeg voor bronspecifieke handleidingen over het groeperen van regelitems in één document:

De offerte verzenden

Zodra het document er goed uitziet, bepaalt u hoe het Portant verlaat:

  • Verzend het als PDF via een Send via email (verzenden via e-mail) blok.
  • Stuur het ter ondertekening met een eSignature (eSignature) blok wanneer de offerte geaccepteerd moet worden.
  • Sla de uitvoer op in een Drive- of OneDrive-map via Outputs (uitvoer).

Verwant