Herhalende tabellen
Een herhalende tabel is een enkele rij in uw sjabloon die uitbreidt naar meerdere rijen wanneer Portant de workflow uitvoert. U ontwerpt één rij en Portant klont deze voor elk regelitem in de bron.
Dit is het mechanisme achter offertes, facturen, pakbonnen, werkverklaringen en elk document dat een variabel aantal items opsomt.
Hoe het werkt
Een gewone tag wordt vervangen door één waarde. Een regelitem-tag wordt vervangen door een lijst met waarden, één per rij. Portant kijkt naar de positie van de regelitem-tags en gedraagt zich als volgt:
- Als de tags zich binnen een tabelrij bevinden, kloont Portant die rij, één keer per item.
- Als de tags zich buiten een tabel bevinden, voegt Portant de waarden samen tot één tekstblok.
De regel is dus eenvoudig: om rijen te herhalen, plaatst u de tags in één rij van een tabel.
Een herhalende rij instellen
Voeg een tabel in uw sjabloon in met het gewenste aantal kolommen.
Voeg optioneel een koprij toe bovenaan met kolomtitels (deze rij blijft ongewijzigd in de uitvoer).
Voeg één rij met regelitem-tags toe. Bijvoorbeeld:
| {{Item Name}} | {{Quantity}} | {{Unit Price}} | {{Line Total}} |Voeg optioneel een totaalrij toe onderaan met een tagformule, bijvoorbeeld
{{=SUM(Line Total)}}in de rechterkolom.
Wanneer de workflow wordt uitgevoerd, wordt de rij met tags vervangen door één rij per regelitem. De koprij en de totaalrij blijven op hun plaats. Alles boven of onder de tabel blijft ongewijzigd.
Wat er in de rij hoort
Plaats in de herhalende rij alleen tags die bij het regelitem zelf horen. Zaken zoals klantnaam, adres of offertenummer zijn velden op documentniveau en dienen buiten de tabel te worden geplaatst.
Als u beide mengt, zal Portant de klantnaam op elke regel herhalen, wat zelden de bedoeling is.
Bronspecifieke recepten
Het mechanisme is overal hetzelfde, maar de manier waarop de bron de regelitems aanlevert verschilt:
- HubSpot. Elke HubSpot-deal kan meerdere regelitems hebben als een gekoppeld object. Zie add multiple line items into a single document voor de volledige HubSpot-instelling.
- Google Sheets. Een herhalende rij wordt gecombineerd met een groeperingskolom zodat Portant weet welke rijen bij elkaar horen. Zie Google Sheets data grouping.
- Webhooks. Wanneer de payload een array van items bevat, behandelt Portant elk array-element als een regelitem. Zie webhook data grouping.
Veelvoorkomende valkuilen
- Tags moeten zich in één enkele rij bevinden. Als u regelitem-tags over twee rijen verspreidt, herkent Portant het herhalingspatroon niet.
- Kop- en voetrijtjes kunnen onafhankelijk worden opgemaakt en worden niet gekloond.
- Formules zoals SUM en AVG werken alleen op velden die deel uitmaken van de regelitemset. Zie tagformules.