Tabelle ripetute
Una tabella ripetuta è una singola riga nel modello che si espande in più righe quando Portant esegue il workflow. Si progetta una riga e Portant la clona per ogni voce presente nella sorgente.
Questo è il meccanismo alla base di preventivi, fatture, bolle di consegna, dichiarazioni di lavoro e qualsiasi documento che elenca un numero variabile di voci.
Come funziona
Un tag normale viene sostituito con un singolo valore. Un tag di voce viene sostituito con un elenco di valori, uno per riga. Portant analizza la posizione dei tag di voce e si comporta nel modo seguente:
- Se i tag si trovano all'interno di una riga di tabella, Portant clona quella riga, una volta per ogni voce.
- Se i tag si trovano all'esterno di una tabella, Portant unisce i valori in un unico blocco di testo.
La regola è quindi semplice: per ripetere le righe, inserire i tag all'interno di una singola riga di una tabella.
Configurazione di una riga ripetuta
Inserire una tabella nel modello con il numero di colonne necessario.
Facoltativamente, aggiungere una riga di intestazione in cima con i titoli delle colonne (questa riga rimane invariata nell'output).
Aggiungere una riga di tag di voce. Ad esempio:
| {{Item Name}} | {{Quantity}} | {{Unit Price}} | {{Line Total}} |Facoltativamente, aggiungere una riga dei totali in fondo utilizzando una formula con tag, ad esempio
{{=SUM(Line Total)}}nella colonna di destra.
Quando il workflow viene eseguito, la riga di tag viene sostituita con una riga per ogni voce. La riga di intestazione e la riga dei totali rimangono nella loro posizione. Tutto ciò che si trova sopra o sotto la tabella non viene modificato.
Cosa inserire nella riga
Nella riga ripetuta inserire soltanto i tag che appartengono alla voce stessa. Campi come il nome del cliente, l'indirizzo o il numero del preventivo sono campi a livello di documento e devono essere posizionati al di fuori della tabella.
Se si combinano entrambi i tipi, Portant ripeterà il nome del cliente su ogni riga, il che raramente corrisponde al risultato desiderato.
Istruzioni specifiche per sorgente
Il meccanismo è lo stesso ovunque, ma il modo in cui la sorgente fornisce le voci varia:
- HubSpot. Ogni deal in HubSpot può avere più voci come oggetto collegato. Consultare add multiple line items into a single document per la configurazione completa di HubSpot.
- Google Sheets. Una riga ripetuta è abbinata a una colonna di raggruppamento affinché Portant sappia quali righe appartengono allo stesso gruppo. Consultare Google Sheets data grouping.
- Webhooks. Quando il payload include un array di voci, Portant tratta ogni elemento dell'array come una voce. Consultare webhook data grouping.
Errori comuni
- I tag devono trovarsi in una singola riga. Se si distribuiscono i tag di voce su due righe, Portant non riconoscerà il pattern di ripetizione.
- Le righe di intestazione e di piè di pagina possono essere formattate in modo indipendente e non verranno clonate.
- Le formule come SUM e AVG funzionano soltanto su campi che fanno parte dell'insieme delle voci. Consultare tag formulas.