Criação automática no Google Sheets

A criação automática executa seu fluxo de trabalho automaticamente quando uma nova linha é adicionada à sua planilha do Google Sheets ou quando os dados de uma linha são alterados. Esta página explica como ativá-la, como ela decide o que processar e como usá-la com filtros de fluxo de trabalho.

A criação automática é um recurso Pro, disponível nos planos pagos do Portant.

Para o guia completo de automação do início ao fim, consulte auto-create from Google Sheets (criação automática a partir do Google Sheets).

Ativar a criação automática

Em um fluxo de trabalho que usa o Google Sheets como fonte, clique no botão Automate (Automatizar) no canto superior direito e ative a criação automática:

Após ativá-la, você verá um indicador de status no canto superior direito:

A partir do momento em que a criação automática é ativada, qualquer nova linha adicionada ao final da sua planilha será processada pelo fluxo de trabalho.

A criação automática não processa linhas que já existem na planilha no momento em que você a ativa. Apenas as novas linhas adicionadas posteriormente são processadas.

Como a criação automática decide o que processar

Quando você ativa a criação automática, o Portant conta as linhas existentes na planilha naquele momento. A partir daí, qualquer linha adicionada abaixo da última linha é tratada como nova e executada no fluxo de trabalho.

Se sua planilha tiver colunas com fórmulas, envolva cada fórmula em uma instrução IF para que linhas vazias retornem um valor em branco em vez de um valor:

=IF(A17="", "", (your formula))

Sem isso, o Portant trata a linha como já preenchida e para de processar as novas linhas abaixo dela. Veja como isso aparece:

Criação automática quando os dados de uma linha são alterados

Se você também quiser executar o fluxo de trabalho quando uma linha existente for editada, marque a caixa de seleção de detecção de alterações no painel de automação:

O Portant tira um instantâneo da planilha quando você ativa essa opção e, em seguida, executa novamente qualquer linha cujos dados sejam alterados depois disso.

Criação automática quando uma coluna de status é alterada

Você pode combinar a detecção de alterações com um workflow filter (filtro de fluxo de trabalho) para executar o fluxo de trabalho somente quando uma coluna de status tiver um valor específico. Por exemplo, você pode ter uma coluna Status com os valores Draft (Rascunho) e Send (Enviar), e querer que o Portant execute a linha somente quando o status mudar para Send:

Para configurar isso, ative a criação automática com detecção de alterações e, em seguida, adicione um filtro de fluxo de trabalho que processe apenas as linhas em que Status seja igual a Send.

Essa também é uma boa forma de impedir que linhas incompletas sejam processadas antes de você estar pronto.