Revisar e aprovar documentos
Adicione um ponto de verificação manual ao seu fluxo de trabalho para que uma pessoa possa revisar, editar ou aprovar cada documento antes que ele avance. Útil para controle de qualidade, conformidade, ajustes de formatação ou aprovação final.
Por que usar um bloco de revisão
A automação cuida dos 90% repetitivos, mas os últimos 10% geralmente precisam de um olhar humano. Um bloco de revisão é a escolha certa quando:
- Controle de qualidade é importante e alguém precisa confirmar que o documento está correto e completo.
- Conformidade exige a aprovação de uma pessoa (comum nas áreas de saúde, finanças e direito).
- Formatação precisa de um refinamento que os dados sozinhos não conseguem entregar.
- Aprovação final é necessária antes que o documento seja enviado ou compartilhado.
Você também pode atribuir a aprovação a membros específicos da equipe e notificá-los automaticamente quando um documento estiver aguardando.
Adicionar um bloco de revisão
Clique no botão plus (mais) após um bloco de modelo de documento.
Selecione Review Documents (Revisar documentos) no modal.
Escolha os membros da equipe que deseja notificar sempre que um documento estiver aguardando revisão.
Se você precisar de múltiplas aprovações, marque cada aprovador e ative Require all selected team members to approve documents (Exigir que todos os membros selecionados da equipe aprovem os documentos). O documento só avançará depois que todos tiverem aprovado.
Nota: No plano Pro, as notificações só podem ser enviadas para você mesmo.
Pronto. A partir de agora, cada documento produzido pelo fluxo de trabalho será pausado no bloco de revisão até que alguém faça login e o aprove.
Onde você pode adicionar um bloco de revisão
Um bloco de revisão deve vir após um bloco de documento. Se a opção não aparecer quando você clicar no ícone de mais, adicione primeiro um bloco de documento e, em seguida, clique no botão de mais após ele.
Revisar documentos
Quando um fluxo de trabalho inclui um bloco de revisão, cada documento criado por ele é pausado nessa etapa. Você pode ver isso na visualização do fluxo de trabalho.
Você também verá um botão Review (Revisar) ao lado de cada saída na aba Outputs (Saídas).
Se aprovadores específicos estiverem atribuídos, eles receberão um e-mail como este:
Qualquer um dos botões leva o aprovador à tela de revisão, onde ele pode delete (excluir), review (revisar), edit (editar) e approve (aprovar) qualquer um dos documentos retidos.
Quando estiver pronto, clique em Approve and Process (Aprovar e processar). O documento avança para a próxima etapa do fluxo de trabalho.
Nota: A aba Outputs exibe o status de cada documento e os nomes dos seus revisores.
Revisando documentos no HubSpot
Se você acionar seu fluxo de trabalho a partir do HubSpot, a etapa de revisão funciona da mesma forma. Consulte o guia de integração do HubSpot para obter mais detalhes.